Как юристы СИБУРа автоматизировали обращения в общий центр обслуживания

СИБУР — это один из ведущих мировых игроков в области нефтегазохимии. Юридическая функция СИБУР неоднократно становилась лауреатом премии "Лучшие юридические департаменты России". В компании работает около 250 юристов.

Холдинг в 2018-2019 гг. трансформировал свою юридическую функцию. СИБУР уходил от локальных команд юристов на каждом предприятии - в общий центр обслуживания, который должен решать задачи всех предприятий группы. Для этого был создан Центр юридической поддержки, которому поэтапно передавались все больше предприятий и видов юридических услуг.
Для эффективной работы центра необходима была система приема, маршрутизации и обработки заявок. Вначале такую систему СИБУР построил на базе почтового сервера. Были созданы общие ящики, письма тегировались в зависимости от тематики и распределялись между сотрудникам по папкам. Но это было временное решение, которое не давало необходимой статистики о процессах и было довольно неудобным.

На момент поиска системы в СИБУР уже два года использовалась система для ведения претензионно-исковой работы Casepro, но ее возможностей не хватало для оказания юридических консультаций, проведения экспертизы договоров и остальных сервисов юридической службы.
СИБУР выбрал Jeffit, так как на тот момент это была единственная на российском рынке система, решающая задачи автоматизации корпоративных юридических центров обслуживания.

Первый этап внедрения охватил все юридические сервисы, за исключением претензионно-исковой работы и корпоративного управления. Специалисты СИБУР и Jeffit совместно проработали каталог услуг, определили изначальные правила маршрутизации обращений в зависимости от предприятия и специализации.
Особенностью проекта было то, что система внедрялась параллельно перестройке процессов компании. И пришлось расширить функции автоматической маршрутизации заявок в Jeffit чтобы поддержать смешанный режим машрутизации: часть предприятий холдинга уже обслуживались ОЦО, а часть еще обслуживали локальные команды юристов.

В итоге за 4 месяца новая система была запущена в эксплуатацию, а еще за 3 месяца с момента запуска сотрудники компании перестроились, начали использовать личный кабинет на портале и практически перестали направлять запросы юристам по email. Проектная команда СИБУР креативно подошла к продвижению нового способа коммуникаций: реклама личного кабинета отображалась автоматически на заставках всех офисных компьютеров компании.

Следующим этапом юристы отказались от старой системы ведения судебных дел, и перевели претензии, суды и проверки госорганов в Jeffit. А еще через несколько месяцев к системе подключилась функция Корпоративного Управления СИБУР.

Алексей Никифоров, директор юридической поддержки компании АО «СИБУР»:
“До момента, пока мы не внедрили менеджер управления задачами Jeffit, вся отчетность функции формировалась в таблицах WORD и EXCEL. По некоторым направлениям деятельности, например по проектной работе и по судебно-претензионной работе, размер таблиц поражал воображение и некоторые из них достигали 100 страниц. Таблицы необходимо было актуализировать вручную, собирая информацию из разных источников, что генерировало существенные трудозатраты юристов. Сейчас, после внедрения Jeffit, любой юрист, имеющий соответствующий уровень доступа, и руководитель юридической функции могут буквально в три клика выгрузить отчет из системы Jeffit и получить всю необходимую для отчетов информацию.”

Антон Солдатов, основатель Jeffit:
“После запуска Jeffit в эксплуатацию, СИБУР за 4 года провел несколько масштабных организационных изменений:

• выделение роли бизнес-партнеров
• переход от иерархической к плоской структуре управления в юридическом блоке
• слияние СИБУР с ТАИФ, в результате количество предприятий и численность юристов в холдинге выросли почти в два раза

Это существенно влияло на структуру команд, правила маршрутизации и новые поля и справочники в системе. Юристы СИБУРа самостоятельно адаптировали настройки Jeffit в ходе орг. изменений.
Меня это очень радует, так как одной из наших задач при проектировании и разработке было добится максимальной независимости менеджеров юридических подразделений от ИТ специалистов.”