Узнать как
Jeffit использует cookie-файлы и обрабатывает персональные данные с использованием Яндекс Метрики и Google Analytics. Это улучшает работу сайта и взаимодействие с ним. Подтвердите ваше согласие, нажав кнопку "ОК".
Как Jeffit помог ЛУКОЙЛ перейти на машиночитаемые доверенности
Tilda Publishing
ПАО «ЛУКОЙЛ» - одна из крупнейших публичных нефтегазовых компаний в мире, в которой работает более 100 тысяч сотрудников в 30 странах. В компании ежедневно оформляются десятки доверенностей для ведения хозяйственной деятельности и взаимодействия с государственными органами и контрагентами.
В конце 2022 года Правительство РФ внесло изменения в закон о цифровой подписи и установило сентябрь 2023 года крайним сроком для перехода всех предприятий и ИП на работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Организации Группы «ЛУКОЙЛ » поставили задачу автоматизировать процессы оформления и систематизации бумажных и электронных доверенностей, чтобы выполнить новые требования Правительства и оптимизировать свои процессы.
Исходная ситуация
Система Jeffit помогла группе «ЛУКОЙЛ» решить эту задачу и ускорить подготовку доверенностей. Среди ключевых преимуществ внедрения:
- Уменьшение количества шаблонов: встроенный в Jeffit конструктор документов сократил число шаблонов бумажных доверенностей;
- Автоматическое заполнение: бланк организации в шапке документа меняется автоматически в зависимости от доверителя. Должности сотрудников и названия подразделений автоматически склоняются в тексте доверенности, что исключает необходимость в дополнительных корректировках;
- Быстрое создание МЧД: одним кликом юрист формирует машиночитаемую доверенность в едином формате (003), в формате ФНС (5.03) или формате СФР;
- Автоматическая регистрация: после подписания в корпоративной системе электронного документооборота доверенность автоматически регистрируется в соответствующем публичном реестре;
- Контроль сроков: система автоматически меняет статус истекших доверенностей и уведомляет ответственных за несколько дней до истечения срока полномочий, чтобы заблаговременно перевыпустить доверенность на новый срок;
- Быстрый перевыпуск: перевыпуск доверенности на новый срок оформляется максимально оперативно – для этого достаточно скопировать истекшую доверенность.
Автоматизация процессов с помощью Jeffit
В результате внедрения Jeffit в организациях Группы «ЛУКОЙЛ» достигнуты следующие результаты:
- Своевременный переход: система была запущена в сентябре 2023 года, что позволило организациям Группы «ЛУКОЙЛ» заблаговременно подготовиться к изменениям законодательства;
- Масштабное применение: за 20 месяцев работы с системой юристы оформили значительное количество машиночитаемых доверенностей;
- Повышение эффективности: среднее время на подготовку и регистрацию доверенности сократилось;
- Значительное снижение бумажного документооборота: согласование доверенности осуществляется в электронном виде.
Результаты
